Alors qu’il y a quelques temps, Advicie vous donnait quelques conseils pour déployer un système de veille dans une TPE (cela vaut souvent pour les autres tailles d’entreprises), voici 5 erreurs qui ont encore souvent cours lors du déploiement d’un projet de veille
- ne pas définir qui pilote le projet
- vouloir collecter toutes les informations sur tous les sujets
- ne pas penser l’ensemble du cycle de la veille
- choisir l’outil avant d’avoir défini le projet
- penser que la veille, cela peut être gratuit
Erreur n°1 : Ne pas définir qui pilote le projet
Dans de nombreuses entreprises, la veille se développe de façon empirique, portée par des salariés éparpillés dans l’entreprise. Sans pilote ou capitaine à bord, la veille risque rapidement d’être inefficace. En effet, le principal risque à ce développement « non contrôlé » de la veille est qu’il n’y ait pas d’objectif précis et cohérent à la collecte d’information, ou que les informations collectées ne soient pas en lien avec la stratégie de l’entreprise. Le second risque réside dans le dédoublement des informations collectées. En effet, sans répartition des rôles, les acteurs de la veille risquent surtout de passer du temps à lire les mêmes informations, parfois issues des mêmes sources. Prendre le temps de définir des rôles et des temps de partage est le meilleur moyen de gagner en efficacité. Cela ne signifie pas supprimer tous les doublons, source d’analyse différente selon les métiers et laisser un minimum d’initiatives au veilleur, source souvent de sérendipité.
Erreur n°2 : Vouloir collecter toutes les informations sur tous les sujets
L’autre travers au démarrage d’un projet de veille est de faire une liste à la Prévert des sujets à suivre et de ne pas forcément valider l’intérêt de ces sujets pour la stratégie. Comme je l’évoquais dans l’article sur l’intelligence économique, une pratique utile pour les entreprises, il est nécessaire de définir les besoins informationnels. Ces derniers étant le résultat d’une équation simple visant à identifier les informations dont j’ai réellement besoin et dont je n’ai pas encore connaissance.
Cette erreur peut rapidement mener les équipes à se décourager tant dans le paramétrage de l’outil que dans la remontée d’informations qui pourrait rapidement s’avérer inutile car « à côté » ou « déjà connue »
Erreur n°3 : Ne pas penser l’ensemble du cycle de la veille
Quand j’évoque le cycle de la veille auprès de mes clients, j’ai toujours l’impression de faire un cours bien scolaire. Et pourtant cette étape est pour autant essentielle. Faire de la veille ne nécessite pas seulement de collecter de l’information. Il faut traiter cette information collectée (la lire, la trier, la valider) puis ensuite l’analyser (quel impact sur l’entreprise ? pourquoi est-elle intéressante par rapport aux objectifs stratégiques ?) et la diffuser (aux bonnes personnes, au bon moment).
C’est un point important car cela va avoir un impact dans le choix éventuel de l’outil et surtout dans le temps humain nécessaire à la réalisation d’une veille efficace.
Erreur n°4 : Choisir l’outil avant d’avoir défini le projet
Il existe de nombreux outils de veille dont les fonctionnalités sont parfois très différentes allant du plus simple (agrégateurs de flux RSS) au plus complet (analyse des données, formalisation d’une newsletter…). Il est donc essentiel de ne pas le choisir avant d’avoir une idée du projet de collecte (volumétrie, langue, la typologie des sources, disponibilité d’un flux RSS sur la source, suivi des réseaux sociaux, …) ainsi que des capacités techniques du veilleur pour le traitement (catégorisation, filtrage,…) des besoins en termes d’analyse (analyses statistiques, occurrences, sémantique, … ) et de diffusion et de collaboration (équipe, veilleurs, curateurs éventuels, utilisateurs finaux…).
Une fois le projet bien déterminé sur les usages et une évaluation des aspects plus techniques liées aux sources grâce à un plan de veille, le choix de l’outil sera plus aisé. L’offre étant très variée, chacun pourra y trouver son bonheur.
Erreur n°5 : Penser que la veille ça peut être gratuit
Même si le choix de l’outil selon les besoins et la contrainte financière de chaque entreprise va intégrer la notion de coût, des outils sont accessibles gratuitement ou à des prix quasi nuls (50 euros par an). Cependant, il est essentiel de ne pas porter son choix sur un outil sans intégrer le coût humain. La lecture de l’information, sa sélection, sa diffusion prennent du temps pour le ou les salariés en charge de l’activité, d’où la nécessité de bien paramétrer le projet. Le second facteur de coûts, parfois oublié, réside dans l’achat des articles liés aux sources. En effet, nombre d’articles bien que disponibles avec les logiciels nécessitent de payer l’abonnement à la source, entraînant un coût qui peut être mesuré dès le début si le projet est bien défini.
Après mieux vaut tomber dans certaines de ses erreurs, que de rester « en veille » devant un monde qui avance…. Vite !