L’intelligence économique doit être présentée par chaque TPE comme un moyen de pérenniser son activité et de la développer. Or, celles-ci pensent souvent qu’il s’agit d’un concept nébuleux pour définir une pratique qu’elles opèrent déjà, à ceci près qu’elle ne la nomme pas comme cela et qu’elle n’est pas toujours bien organisée.
Les TPE, moins sensibilisées à l’intelligence économique, émettent des réserves sur leurs capacités à appliquer un processus complet de collecte, d’analyse, de diffusion, de capitalisation et de protection de l’information, faute de temps et de ressources tant humaines que financières. Et pourtant, il est moins chronophage et moins onéreux de mettre en œuvre une vraie démarche de gestion de l’information que de procéder de façon empirique. De plus, dans une petite structure, où la collaboration et le partage sont inhérents au fonctionnement de la société, la structuration de l’intelligence économique est bien plus aisée que dans une grande entreprise où les cloisonnements limitent la circulation l’information.
La démarche d’intelligence économique nécessite avant tout de trouver l’organisation qui convient à l’entreprise et d’impliquer les collaborateurs. La désignation d’un animateur, qui peut être différent selon les sujets à traiter, permet d’orchestrer la démarche et d’en garantir le bon fonctionnement.
Il pilote la mise en œuvre du processus d’intelligence économique dont les éléments clés sont les suivants :
- Définir les objectifs de l’entreprise pour connaitre ses réels besoins ;
- Impliquer les collaborateurs dès le début de la démarche ;
- Organiser la collecte et le partage en continu de l’information ;
- Traiter, analyser les informations utilisées ;
- Définir les informations sensibles et les protéger.
Etape 1 : Définir les objectifs de l’entreprise pour connaitre ses réels besoins
L’équipe dirigeante doit prendre le temps de formaliser ses priorités stratégiques (développer le chiffre d’affaires à l’international, améliorer la relation client, identifier des partenaires, accroître la part de marché, développer un nouveau produit, ….) afin d’identifier les objectifs de la démarche d’intelligence économique. A ce stade, le rôle de l’animateur est de faire émerger les besoins primordiaux en informations et d’éviter l’écueil « je veux tout savoir sur tout, il faut donc tout surveiller ».
- Outils : Mindmapping afin de favoriser la réflexion collective et la formalisation partagée des besoins
Etape 2 : Impliquer les collaborateurs dès le début de la démarche
Il est essentiel de partager les objectifs de l’entreprise avec l’ensemble des équipes, de prendre en compte leurs propres attentes (et donc leurs besoins en information). Cette implication doit permettre de bénéficier de l’expérience de chacun (connaissance de l’entreprise, de son environnement) et d’affiner les besoins informationnels.
Etape 3 : Organiser la collecte et le partage en continu de l’information
- Avoir en un lieu unique et accessible à tous, les informations intéressantes issues du web. De nombreux moyens existent sur le marché parmi lesquels des outils gratuits ou peu onéreux facilement paramétrables
- Outils de collecte : paramétrage de flux RSS sur un lecteur en ligne
- Outils de diffusion : par exemple, blog privé, lecteur de flux utilisé pour la collecte
- Favoriser le partage de l’information. Ce peut-être dans le cadre de réunions institutionnalisées durant lesquelles chacun transmet les informations qu’il a obtenues et qui sont susceptibles d’intéresser les autres, de façon informelle ou encore par une transmission formalisée
- Outils : Réunion, document de remontée d’informations formalisé (Intranet ou mail).
- Laisser une place pour l’informel (source d’innovation)
Etape 4 : Traiter, analyser les informations utilisées
Toute personne qui collecte une information doit avant tout la traiter afin que le temps soit principalement consacré à son analyse (et non au tri). Le rôle de l’animateur est de réunir les personnes en capacité de mettre en perspective les informations et de favoriser l’analyse collective, afin de proposer un résultat en adéquation avec les objectifs fixés. L’information valorisée est diffusée de façon ciblée afin d’alimenter la réflexion des bonnes personnes pour qu’in fine, elles puissent prendre les décisions les plus justes possible
Etape 5 : Définir les informations sensibles et les protéger
S’il est indispensable de verrouiller les accès à l’entreprise, et de protéger les informations sensibles aussi bien au sens physique (coffre fort, alarme, barrière sur un site) que numérique (sauvegarde régulière des données, cryptage des échanges, protection logicielle des matériels, privatisation des réseaux), toutes ses précautions seront vaines si les collaborateurs ne sont pas sensibilisés à l’importance de certaines informations et impliquer dans la protection des savoirs de leur entreprise.
- Outils : formalisation et affichage des bonnes pratiques, rappel régulier des consignes
- Outils : l’INPI est la première porte à franchir pour qui veut connaître les moyens les mieux adaptés (marques, brevets, enveloppe Soleau, …) pour protéger ses savoir-faire.
La démarche d’Intelligence Economique n’est pas une démarche contraignante, loin s’en faut. La principale difficulté est de décider de se poser pour définir SON organisation. L’animateur a un rôle clé à jouer : inscrire l’IE comme une ressource naturelle de croissance de l’entreprise.
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